a. Ser responsable del proceso de gestión documental, sus archivos físicos y bases de datos documentales electrónicas, a través de los procedimientos y herramientas tecnológicas de las que dispone, para el control de acceso a los documentos en función de la privacidad de éstos, velando siempre por la integridad, autenticidad, fiabilidad y preservación del Archivo Documental institucional.
b. Definir, coordinar y supervisar el plan de trabajo anual de actividades y proyectos de la unidad que depende del Departamento para su correcto funcionamiento.
c. Ser responsable de las mejoras a los procedimientos del Sistema de Gestión Documental, que permitan contar con una gestión de documentos más eficiente, segura y apegada a la normativa correspondiente que debe ser aplicada por los funcionarios en el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Comisión.
d. Proponer e implementar políticas y procedimientos referidos a la gestión y tratamiento de los documentos que deben ser aplicadas por el Departamento Gestión Documental.
e. Proponer, implementar y administrar nuevos flujos de trabajo de los procesos documentales y archivísticos de la Comisión, teniendo presente la incorporación de las tecnologías de información, cuando esto sea posible, con la finalidad de optimizar, controlar y hacer más efectivos dichos procesos.
f. Participar de las instancias de regulación y supervisión que realicen las unidades de la Comisión en materia de ingreso o recepción de documentos.
g. Aplicar estándares de gestión de la información y preservación digital (Normas internacionales vigentes de gestión documental, preservación digital, conservación preventiva de archivo y otras que puedan estar relacionadas).
h. Resguardar el Archivo Documental institucional producido y recibido por la Comisión en el cumplimiento de sus funciones.
i. Crear e implementar instrumentos archivísticos que garanticen la organización del Archivo Documental institucional de acuerdo a la normativa correspondiente.
j. Gestionar los recursos que se ponen a su disposición para el desarrollo de las funciones y el logro de los objetivos de Biblioteca.
k. Participar de la planificación e implementación de la estrategia digital institucional relacionada con la producción, tramitación y acceso documental de la Comisión, asociada a la Ley N°21.180 de Transformación Digital, propuesta por el Estado.
l. Proponer y elaborar proyectos de gestión del conocimiento a través del diseño e implementación de herramientas que permitan el ordenamiento, almacenamiento y disponibilidad de la información de la Comisión.
m. Autenticar a través del sistema de apostilla, conforme a lo establecido en la Ley N° 20.711, los documentos públicos emitidos por la Comisión.
n. Asesorar y realizar las demás funciones o labores que el Director General de Administración y Operaciones o su jefatura directa le encomiende, en el ámbito de su competencia.
Jefe Departamento: Catalina Anríquez Pérez
